11 consejos para seleccionar e implantar un sistema ERP

Desde el establecimiento de las bases organizativas hasta la planificación a largo plazo, los expertos en TI ofrecen ideas sobre cómo hacer que esta desafiante transformación empresarial se realice sin problemas y con éxito.

1. Establezca las bases de la organización

Antes de iniciar el proceso de selección del proveedor, las organizaciones deben sentar las bases abordando por adelantado las cuestiones políticas, organizativas, de gestión del cambio y de gobernanza necesarias.

Todas las organizaciones experimentan luchas de poder y problemas políticos derivados de los diferentes mandatos y presiones a los que se ven sometidos sus distintos grupos. ¿Un ejemplo clásico? La lucha entre los profesionales de la seguridad informática y la "TI en la sombra", en la que las líneas de negocio despliegan tecnología sin la aprobación explícita de TI. Luego está la naturaleza humana en torno al cambio, con algunas personas que tratan de impulsar cambios evolutivos en la empresa, mientras que otras se muestran más resistentes al cambio, preocupadas por que las nuevas tecnologías perturben sus rutinas de trabajo cotidianas, o incluso les quiten el puesto.

Dado que la implantación de un ERP es tan profunda y afecta a todos los aspectos de la empresa, las compañías deben resolver las cuestiones políticas antes de seguir adelante. Tienen que poner en marcha procesos de gestión del cambio, abordar las preocupaciones de los empleados mediante la transparencia y la formación, y resolver las cuestiones de gobernanza. ¿A quién pertenece el ERP? Si se pasa a un modelo SaaS, ¿qué ocurre con la TI interna? Hay que responder a estas preguntas antes de recurrir a los posibles proveedores.

2. Revise sus procesos

La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para repensar -y optimizar- el funcionamiento de su organización. Limitarse a recopilar una lista de los procesos empresariales actuales y tratar de reproducirlos en un nuevo sistema ERP es el camino equivocado.

En su lugar, las empresas deben utilizar una implementación o migración de ERP como una parte crítica de sus esfuerzos de transformación digital. Liz Herbert, analista de Forrester, afirma que las empresas deberían considerar ejercicios como el design thinking o el journey mapping para explorar formas nuevas y creativas de mejorar los procesos de negocio. Las organizaciones también deben abrir el proceso de lluvia de ideas para incluir no sólo a los líderes de los departamentos, sino también a los usuarios finales de base, incluso a los clientes y socios.

3. Ponga los datos en orden

Las empresas que se disponen a consolidar una serie de productos puntuales, aplicaciones propias o un sistema ERP heredado en una plataforma ERP moderna y completa deben considerar si sus capacidades de recopilación de datos están a la altura.

Como dice Michael Larner, analista de ABI Research, "cómo de sólida es la fuente de información de la que la solución puede obtener información, para proporcionar una única versión de la verdad". Esto es especialmente importante, ya que las empresas luchan con los problemas de la cadena de suministro y necesitan tener una visión en tiempo real de los sistemas de extremo a extremo que pueden abarcar múltiples funciones como los sitios de comercio electrónico, las ventas, la facturación, la fabricación, la gestión del inventario, la entrega, el soporte o el servicio al cliente.

4. Centrarse en los requisitos críticos de la empresa

Es cierto que las organizaciones quieren actuar con rapidez para empezar a cosechar los beneficios del nuevo sistema ERP lo antes posible, pero Lisa Anderson, presidenta de LMA Consulting Group, advierte que es mejor tomarse el tiempo necesario para realizar un buen proceso de selección de proveedores que precipitarse en algo de lo que podría arrepentirse en el futuro.

Al emprender la selección de proveedores, las grandes organizaciones suelen presentar una lista de docenas y docenas de requisitos empresariales. Y la mayoría de los proveedores le dirán que pueden satisfacerlos todos. Anderson recomienda tomarse el tiempo necesario para reducir la lista a unos pocos procesos empresariales críticos que tengan una funcionalidad única o que proporcionen un diferenciador empresarial significativo. Añade que las empresas deben precisar a los proveedores lo que se necesitaría para mejorar esas funciones empresariales críticas en términos de coste, tiempo, complejidad y formación.

5. Planificar el futuro

Larner subraya que la selección de un proveedor que proporcione la misma funcionalidad que tiene ahora nunca es suficiente, especialmente cuando se migra a la nube. La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para hacer uso de análisis de datos avanzados y simulaciones como hilos digitales o tecnología de gemelos digitales, por ejemplo, para anticiparse a las necesidades y preocupaciones futuras, dice Larner.

Asegúrese de preguntar a los proveedores qué ofrecen sus plataformas para garantizar que su empresa prospere más allá de la implantación. "¿Me ayuda a entender lo que ocurre hoy y lo que ocurrirá mañana? ¿Puede anticiparse a la escasez o a los cuellos de botella? Eso hace que la actualización del sistema ERP pase de ser una simple herramienta de aprovisionamiento a una herramienta estratégica", afirma Larner.

6. Realice una demostración al principio del proceso

Muchas organizaciones pasan por todo el proceso de selección de proveedores y luego traen al adjudicatario para que realice una demostración que muestre a los empleados cómo será el nuevo sistema. Según Herbert, es mejor traer a uno o dos proveedores para que realicen una demostración al principio del proceso, de modo que los empleados puedan ver las posibilidades del nuevo sistema cuando todavía hay oportunidad de recibir comentarios y, desde el punto de vista político, no se vea como un hecho consumado que se impone a los empleados sin notificación previa.

7. Asociarse a largo plazo

Para la mayoría de las organizaciones, la transición a un nuevo sistema ERP requerirá ayuda externa, ya sea por limitaciones internas de personal de TI, presiones de tiempo o falta de habilidades. Según Anderson, esto significa tomar una decisión difícil con un impacto significativo: ¿asociarse con el proveedor de ERP, con un revendedor o integrador de sistemas afiliado al proveedor de ERP, o con un proveedor o consultor tecnológico independiente?

Busque un socio que tenga una gran experiencia en el sector, que entienda sus procesos empresariales por dentro y por fuera y que tenga un historial de experiencia en los procesos. También es importante asegurarse de que el proveedor de ERP y/o el socio externo tengan el alcance global necesario para satisfacer sus necesidades. Recuerde que una vez que toma una decisión sobre el ERP, se compromete a largo plazo.

8. Haga de la experiencia del usuario una prioridad

Es fundamental tener en cuenta no sólo el software en sí, sino la facilidad con la que los usuarios finales aprenden los nuevos sistemas y los manejan. Lo último que se quiere es desplegar un software que desanime a la gente y se convierta en algo que eviten hasta que se vean absolutamente obligados a utilizarlo.

Compruebe qué ofrece el proveedor en términos de plantillas, guías en línea, materiales de formación, comunidades y foros. ¿Cómo es el proceso de incorporación? ¿Existe una opción de autoservicio para que los usuarios finales puedan ponerse en marcha sin la intervención de TI?

9. Asegúrese de que el nuevo ERP se integra con otras aplicaciones

El sistema ERP no funciona en el vacío. El departamento de TI sigue siendo responsable del buen funcionamiento de los procesos empresariales completos. Las aplicaciones ERP interactúan con bases de datos, aplicaciones heredadas, otras aplicaciones SaaS como CRM y aplicaciones específicas del sector, como la gestión de la calidad en la fabricación. Las empresas tienen que entender lo bien que el nuevo sistema ERP podrá integrarse con el resto de la infraestructura de TI. Averigüe qué tipos de API se ofrecen.

10. Resolver el debate personalización vs. estandarización

En el mundo de los ERP, existe un constante tira y afloja entre la personalización y la estandarización. Las organizaciones suelen tener la tentación de crear sus propias aplicaciones de ERP para mejorar los procesos empresariales o las experiencias de los usuarios. Sin embargo, con el tiempo, la proliferación de aplicaciones personalizadas puede crear problemas en términos de coherencia y capacidad de actualización. La estandarización permite a las empresas mantenerse en la senda del proveedor y aprovechar las innovaciones desarrolladas por el proveedor de SaaS, afirma Herbert.

La tendencia actual es más hacia la estandarización, por lo que las organizaciones deben contar con políticas y procedimientos para asegurarse de que las empresas no se alejan demasiado de la ruta del proveedor, al tiempo que permiten cierta personalización cuando tiene sentido para el negocio. Herbert dice que una división 80/20 es un buen punto de referencia a seguir.

11. Aprovechar las ventajas de la agilidad y el “low-code”

Los sistemas ERP heredados se describen a menudo como monolitos inflexibles que no pueden actualizarse a la velocidad del negocio simplemente por la forma en que han sido diseñados. Con el reciente cambio hacia el desarrollo ágil de software y la democratización general de las TI que permiten avances como los entornos de desarrollo de bajo código o sin código, las empresas pueden cambiar eso.

Herbert dice que en el pasado los desarrolladores se mostraban reticentes a la hora de lanzar una nueva actualización del ERP porque podía ser perjudicial para la empresa y la gente "tenía miedo de tocar algo que pudiera hacer caer el sistema". Pero a medida que las organizaciones se sienten cómodas con las aplicaciones SaaS que se actualizan con frecuencia, existe la oportunidad de aplicar los principios de desarrollo ágil al sistema ERP. "Agile es un gran cambio en el despliegue del ERP", dice Herbert. "No tienes que planificar cada caso de uso, cada pieza funcional por adelantado. Puedes ser iterativo en lo que construyes y en lo que consumes".

Y con las opciones de bajo código y sin código, las empresas pueden desarrollar con seguridad mejoras en los procesos de negocio en los bordes sin afectar al sistema ERP principal. Por supuesto, Herbert añade que las organizaciones que siguen este camino también necesitan contar con la gobernanza adecuada.